12 straipsnis. Išsamaus patikrinimo sistemų sukūrimas ir priežiūra, ataskaitų teikimas ir įrašų tvarkymas

1. Kad veiklos vykdytojai galėtų atlikti išsamų patikrinimą pagal 8 straipsnį, jie sukuria ir nuolat atnaujina procedūrų ir priemonių sistemą, kad užtikrintų, jog atitinkami produktai, kuriuos jie pateikia rinkai arba eksportuoja, atitiktų 3 straipsnį (toliau – išsamaus patikrinimo sistema).

2. Veiklos vykdytojas peržiūri išsamaus patikrinimo sistemą bent kartą per metus. Kai veiklos vykdytojai sužino apie naujus pokyčius, kurie galėtų turėti įtakos išsamaus patikrinimo sistemai, jie pritaiko išsamaus patikrinimo sistemą atsižvelgiant į tuos pokyčius. Veiklos vykdytojai tokius atnaujinimus savo išsamaus patikrinimo sistemose saugo penkerius metus.

3. Veiklos vykdytojai, kurie nepriskiriami MVĮ kategorijai, įskaitant labai mažų įmonių arba fizinių asmenų kategorijas, kasmet viešai kiek įmanoma plačiau, taip pat ir internete, praneša apie savo išsamaus patikrinimo sistemą, įskaitant veiksmus, kurių jie ėmėsi, kad įvykdytų 8 straipsnyje jiems nustatytas pareigas. Veiklos vykdytojai, kuriems taikomi ir kiti Sąjungos teisės aktai, kuriais nustatyti reikalavimai dėl išsamaus vertės grandinės patikrinimo, gali vykdyti savo informavimo pareigas pagal šią dalį įtraukdami reikalaujamą informaciją į ataskaitas, teikiamas pagal tuos kitus Sąjungos teisės aktus

4. Nedarant poveikio Sąjungos duomenų apsaugos teisės aktams, ataskaitose, kaip nurodyta 3 dalyje, atitinkamų biržos prekių ir atitinkamų produktų atžvilgiu pateikiama ši informacija:

a) 9 straipsnio 1 dalies a, b ir c punktuose nurodytos informacijos santrauka;

b) pagal 10 straipsnį atlikto rizikos vertinimo išvados ir priemonės, kurių imtasi pagal 11 straipsnį, ir gautos ir rizikai įvertinti naudotos informacijos bei įrodymų aprašymas;

c) kai tikslinga, konsultavimosi su čiabuvių tautomis, vietos bendruomenėmis ir kitais paprotinio žemės valdymo teisių turėtojais arba atitinkamomis pilietinės visuomenės organizacijomis, esančiomis atitinkamų biržos prekių ir produktų gamybos vietovėje, kai taikytina, proceso aprašymas.

5. Visus dokumentus, susijusius su išsamiu patikrinimu, pavyzdžiui, visus įrašus, priemones ir procedūras pagal 8 straipsnį, veiklos vykdytojai saugo bent penkerius metus. Jie pateikia tuos dokumentus kompetentingoms institucijoms jų paprašius.