18 straipsnis. Įrašų apie pranešimus saugojimas

1. Valstybės narės užtikrina, kad privačiojo ir viešojo sektoriaus juridiniai subjektai ir kompetentingos institucijos saugotų įrašus apie kiekvieną gautą pranešimą, laikydamiesi 16 straipsnyje numatytų konfidencialumo reikalavimų. Pranešimai saugomi ne ilgiau, nei tai yra būtina ir proporcinga siekiant laikytis reikalavimų, nustatytų šia direktyva, ar kitų reikalavimų, kuriuos nustato Sąjungos ar nacionalinė teisė.

2. Jei pranešimams teikti yra naudojama telefono linija arba kita balso pranešimų sistema, kuriomis vykstantys pokalbiai yra įrašomi, privačiojo ir viešojo sektoriaus juridiniai subjektai ir kompetentingos institucijos, gavę pranešimo teikėjo sutikimą, turi teisę dokumentuoti žodžiu pateikiamą pranešimą vienu iš šių būdų:

a) išsaugodami pokalbio įrašą patvarioje laikmenoje, kurioje galima rasti ieškomą informaciją, arba

b) išsaugodami už pranešimo tvarkymą atsakingo darbuotojo išsamiai ir tiksliai surašytą pokalbio tekstą.

Viešojo ir privačiojo sektoriaus juridiniai subjektai ir kompetentingos institucijos suteikia pranešimo teikėjui galimybę patikrinti bei ištaisyti surašytą pokalbio tekstą ir išreikšti savo sutikimą jį pasirašant.

3. Jei pranešimams teikti naudojama telefono linija arba kita balso pranešimų sistema, kuriomis vykstantys pokalbiai nėra įrašomi, privačiojo ir viešojo sektoriaus juridiniai subjektai ir kompetentingos institucijos turi teisę dokumentuoti žodžiu pateikiamą pranešimą surašydami už pranešimo tvarkymą atsakingo darbuotojo surašomą tikslų pokalbio protokolą. Privačiojo ir viešojo sektoriaus juridiniai subjektai ir kompetentingos institucijos suteikia pranešimo teikėjui galimybę patikrinti ir ištaisyti surašytą pokalbio protokolą ir išreikšti savo sutikimą jį pasirašant.

4. Jei asmuo pageidauja pateikti pranešimą susitikęs su privačiojo ir viešojo sektoriaus juridinių subjektų arba kompetentingų institucijų darbuotojais, kaip numatyta 9 straipsnio 2 dalyje ir 12 straipsnio 2 dalyje, privačiojo ir viešojo sektoriaus juridiniai subjektai ir kompetentingos institucijos, gavę pranešimo teikėjo sutikimą, užtikrina, kad patvarioje laikmenoje, kurioje galima rasti ieškomą informaciją, būtų saugomi išsamūs ir tikslūs įrašai apie susitikimą.

Privačiojo ir viešojo sektoriaus juridiniai subjektai ir kompetentingos institucijos turi teisę dokumentuoti susitikimą vienu iš šių būdų:

a) išsaugodami pokalbio įrašą patvarioje laikmenoje, kurioje galima rasti ieškomą informaciją, arba

b) už pranešimo tvarkymą atsakingų darbuotojų parengtu tiksliu susitikimo protokolu.

Privačiojo ir viešojo sektoriaus juridiniai subjektai ir kompetentingos institucijos suteikia pranešimo teikėjui galimybę patikrinti bei ištaisyti surašytą susitikimo protokolą ir išreikšti savo sutikimą jį pasirašant.